Hvilke 3 styrelser tror du er længst fremme, når det handler om at arbejde agilt?

Nedenfor kan du læse pressemeddelelsen, som er lavet på baggrund af min undersøgelse af status for styrelsernes anvendelse af Scrum og Agile.

Jeg var nysgerrig på at få et svar på: ”Hvor langt mon de forskellige styrelser er mht. at arbejde agilt”, men kunne ikke finde svaret nogle steder. Og som den nysgerrige datanørd, jeg er, gik jeg i gang med selv at finde ud af det – og nu skal du også have glæde af det.

Tak til alle fra forskellige offentlige styrelser, som har været med til undersøgelsen, og som har været med til at verificere og supplere med viden til de kvantitative data.

Statens styrelser på vej til at arbejde mere agilt – især tre styrelser skiller sig ud

Virksomheden YOUbuilding har undersøgt, hvor godt medarbejderne i statens styrelser er klædt på til at bruge Scrum og andre agile arbejdsmetoder.

For at bevare den offentlige sektor i Danmark som en af verdens mest digitaliserede, er det oplagt at overveje at inddrage agile metoder i udviklingen af fremtidens offentlige it-løsninger. Dette også mere end antydes i den seneste statusrapport (2019) fra Statens It-råd, hvor ordet agil optræder hele 48 gange. Blandt andet i denne sætning vedr. fokus for 2020, hvor der står:

”Derudover vil It-rådet med interesse følge myndighedernes omstilling til en større grad af agil organisering og it-udvikling.”

Det er en tydelig ændring i fokus på de agile metoder i forhold til i tidligere statusrapporter, hvor agile metoder stort set ikke er nævnt.

Men hvor godt er medarbejderne i statens styrelser egentligt klædt på til at bruge blandt andet Scrum, som mange undersøgelser har dokumenteret er den mest udbredte agile arbejdsmetode?

Det har Helle Egebjerg Andersen fra YOUbuilding kvantificeret ved at undersøge, hvor stor en andel af de forskellige styrelsers medarbejdere, der har angivet Scrum eller agil på deres LinkedIn-profil.

Mest Scrum og agil hos Udviklings- og Forenklingsstyrelsen

Gennemgangen viser, at blandt styrelser med mindst 10 personer, der har angivet scrum eller agil, er Udviklings- og Forenklingsstyrelsen den styrelse med suverænt flest, idet 40% af medarbejdere specifikt har angivet dette på deres LinkedIn profil.

Også Styrelsen for It og Læring (22%) og Digitaliseringsstyrelsen (17%) har mange medarbejdere med Scrum eller agil nævnt på deres profil.

De næste syv styrelser i toppen af listen er:

  • Statens It (10%)
  • Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering (10%)
  • Sundhedsdatastyrelsen (9%)
  • Erhvervsstyrelsen (8%)
  • Landbrugsstyrelsen (7%)
  • Økonomistyrelsen (6%)
  • Patent- og varemærkestyrelsen (6%)

Vurderes der på faktisk antal fremfor andele, har også Rigspolitiet og Banedanmark ligeledes mange medarbejdere med kompetencer inden for Scrum og agil.

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) skal også nævnes selv om de ikke fremgår af top-10-listen.  Allerede i 2016 oprettede STAR det, der hedder STAR City, hvor der sidder 70 udviklere fra fire forskellige firmaer sammen med en række medarbejdere fra Styrelsen i det. Her kører alt efter SCRUM. Grunden til at STAR ikke kommer frem i undersøgelsen kan skyldes, at det primært er de eksterne udviklere, der er i Scrum-teamene og ikke de ansatte fra styrelsen, som det er tilfældet i nogle af de andre styrelser fra listen.

”Der er klart nogle fyrtårne blandt styrelserne, hvor mange medarbejdere har agile kompetencer. Det er rigtigt positivt, fordi disse styrelser kan være med til at drive udbredelsen af agile arbejdsformer i det offentlige,” siger Helle Egebjerg. Hun fortsætter: ”Og som undersøgelsen også viser, er der fortsat mange styrelser, der ikke er kommet rigtigt i gang.”

Hun arbejder selv med at gøre medarbejdere og organisationer bedre i stand til at lykkes med Scrum og andre agile metoder ved at kombinere mange års erfaring med dataarbejde i en styrelse, personlig udvikling og de agile arbejdsmetoder.

 Og hun peger på, at hvis en organisation skal lykkes med at udvikle digitale løsninger efter de agile metoder, er det ikke nok bare at have lært teorien. Både medarbejdere og ledelsen skal også udvikle et agilt mindset og en gennemgribende ny arbejdskultur.

Personlige erfaringer fra styrelserne 

I forbindelse med sin undersøgelse har Helle Egebjerg også kontaktet ansatte i styrelserne og gennemgået skriftligt materiale fra styrelsernes hjemmesider. Dels for at høre personlige erfaringer fra medarbejderne, dels for at få bekræftet de kvantitative data.

”Flere styrelses-ansatte, der på andre arbejdspladser har prøvet at arbejde efter agile metoder, udtrykker frustration over at arbejde i en styrelse, hvor det endnu ikke er implementeret. De vurderer, at der sker et stort spild af tid og ressourcer,” fortæller Helle Egebjerg Andersen.

Hun har selv arbejdet 14 år i Fødevarestyrelsen, hvor hun havde et stort ansvar for data fra jord til bord, og det var lignende frustrationer, der fik hende til at få Scrum og Kanban ind i styrelsen i håb om at disse metoder kunne hjælpe med til at opnå en endnu mere målrettet og effektiv arbejdskultur. Samt give mindre stress og mere arbejdsglæde.

Til gengæld er der mere positive toner fra medarbejdere i de styrelser, hvor man er kommet godt i gang med at bruge agile metoder.

”I de pågældende styrelser er man dels ydmyg overfor den gennemgribende forandring, det kræver i arbejdskulturen at indføre agile metoder. Dels udtrykker medarbejderne tillid til, at man er på rette vej, og at de agile metoder vil hjælpe til at opnå de ønskede resultater, såsom bedre ressourceudnyttelse, bedre digitale løsninger og gladere medarbejdere.”

Vera Mali, Kontorchef fra Udviklings og Forenklingsstyrelsen (UFST) fortæller, at de er nået ret langt med implementering af SCRUM og SAFe. UFST ønsker med fælles og ensartede metoder at opnå øget produktivitet, kvalitet, medarbejderengagement og leverancetempo, baseret på ‘Lean-agile’. Og ved at tilpasse og skalere metoderne i henhold til konkrete aktiviteter, gør det UFST i stand til at udvikle et nyt, digitalt og datadrevet skattevæsen i samarbejde med de andre styrelser i Skatteforvaltningen.

Vera Mail påpeger dog også at en agil transformation ikke er et mål i sig selv. Målet er de gevinster, der kan opnås ved at arbejde agilt. Som mål nævner hun bl.a. klar prioritering af opgaverne, optimal udnyttelse af ressourcer og kompetencer, nedbrydning af siloer og bedre kvalitet i løsninger til fordel for borgere og erhvervsliv.

Landbrugsstyrelsen er også meget positive for den proces, de har været igennem fra 2018 frem til i dag, hvor 200 af de 1100 ansatte arbejder agilt. De har haft et gennemgribende udviklingsprogram og høster nu frugterne.

Selv om Allan Kjær Andersen, Product Manager i Landbrugsstyrelsen, var en smule skeptisk til at starte med ift. agil udvikling, svarer han med et stort smil på spørgsmålet om, hvorvidt han vil anbefale det til andre styrelser: ”Ja, den transparens og det samarbejde det giver, når et team er sammensat af personer fra forretningen, regelarbejdet, ansvarlige for udmøntningen, IT og Data-rapportering arbejder sammen er fantastisk. Misforståelse rettes lige fra starten og det går meget hurtige med at få hele løsningen og regel-arbejdet skåret ned til det allermest nødvendigeDet er bare så meget sjovere at gå på arbejdet nu”.

Franci Johansen, Underdirektør, IT i Landbrugsstyrelsen, er også meget positiv og nævner bl.a., at det for Landbrugsstyrelsen var rigtigt at implementere de ekstra styringslag, der ligger i den agile metode, der hedder SAFe. Dette både fordi styrelsen har en meget omfattende portefølje, som til stadighed skal prioriteres, og fordi akkrediteringen som EU-udbetalingsorgan stiller særlige krav til dokumentation. Dertil nævner hun det vigtige kundefokus og time-to-marked for nye støtteordninger.

Vi er allerede godt på vej med at nedsætte gennemløbstiden fra en ide i EU til udmøntning hos kunden fra 18 måneder til de 9 måneder, som er målet for 2020. Dette havde ikke været muligt uden det tætte samarbejde på tværs af forretningen og It, hvor udviklingen af bekendtgørelser, it-løsning og sagsbehandler- og kontrol-instruks sker parallelt og i samarbejde, så ændringer i en af delene meget hurtigt kan implementeres i de andre dele af den samlede løsning,” siger Franci Johansen.

Allan Kjær og Franci Johansen har tre gode råd til andre styrelser, der overvejer at arbejde mere agilt:

1) Start med et pilotprojekt og etabler Scrum-teams for at opbygge nogle erfaringer.

2) Sæt jer godt ind i de nye roller, for de er en del anderledes, end dem man kender.

3) Hjælp hinanden med at stå fast på det I har besluttet, når I først går i gang.

Til spørgsmålet om, hvad de fire vigtigste ting Landbrugsstyrelsen har fået ud af at arbejde agilt svarer Franci Johansen:

1) Styrket medarbejdertrivsel – bl.a. pga. større forståelse for den værdi, de er med til at skabe , et team der arbejder tæt sammen i lang tid og større indflydelse på opgaveløsning

2) Mere arbejdsro og respekt for det, der er blevet aftalt på de kvartalsvise møder med forretningen

3) Bedre og simplere It-løsninger, der er hurtigere klar.

4) Større transparensen både i teamet, men også på tværs af teams.

YOUbuildings undersøgelse er gennemført i juni 2020 og omfatter 30.620 LinkedIn profiler, hvoraf 1.278 (4%) har angivet Scrum eller agil på deres profil.

Læs også artiklen: “Stor forskel i agiliteten i offentlige styrelser: Disse styrelser er længst fremme” som er udgivet på Computerworld og skrevet af Alexander Haslund på baggrund af undersøgelsen og denne pressemeddelelse.

Vær social og del dette indlæg

Del på facebook
Facebook
Del på linkedin
LinkedIn

Skriv et svar

Artikler du vil synes om...